Khi Scrum Team phụ thuộc vào một vài thành viên chủ chốt: Doanh nghiệp đang đối mặt với những rủi ro gì?

Không ít doanh nghiệp sở hữu những Scrum Team có nhiều thành viên giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc rõ ràng và các Sprint vẫn diễn ra đều đặn.

Tuy nhiên, chỉ cần một vài thành viên chủ chốt nghỉ phép, chuyển sang dự án khác hoặc rời công ty, tiến độ bắt đầu bị ảnh hưởng.

Một số công việc phải chờ, một vài quyết định chưa thể đưa ra.

Những câu nói như sau có thể xuất hiện thường xuyên hơn:

• Việc này đợi anh A xem giúp
• Phần này chỉ chị B nắm
• Bạn C quay lại thì team mới làm tiếp được

Đây không hẳn là vấn đề của những cá nhân. Đó thường là dấu hiệu cho thấy Scrum Team đang phụ thuộc vào một số thành viên chủ chốt nhiều hơn mức cần thiết.

1. Vì sao sự phụ thuộc này hình thành?

Trong thực tế, điều này thường bắt đầu từ những quyết định hoàn toàn hợp lý. Những công việc khó được giao cho người có nhiều kinh nghiệm hơn. Những vấn đề phức tạp được xử lý bởi người hiểu hệ thống nhất. Nhờ vậy, công việc được giải quyết nhanh và rủi ro trước mắt cũng giảm đi.
Tuy nhiên, nếu cách làm này kéo dài, kiến thức, kinh nghiệm và các công việc quan trọng có thể dần tập trung vào một số ít người. Trong khi đó, những thành viên khác lại có ít cơ hội tham gia vào các công việc phức tạp để học hỏi và phát triển. Sự phụ thuộc này thường không dễ nhận ra khi mọi người vẫn làm việc cùng nhau mỗi ngày. Chỉ đến khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc khối lượng công việc tăng lên, những điểm nghẽn mới bắt đầu bộc lộ.

2. Doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nào?

Việc phụ thuộc vào một vài thành viên chủ chốt hiếm khi khiến dự án dừng lại ngay lập tức.

Tuy nhiên, về lâu dài, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn hơn trong việc:

• Duy trì tốc độ phát triển sản phẩm khi nhân sự thay đổi
• Đào tạo và hòa nhập thành viên mới
• Phân bổ công việc linh hoạt khi ưu tiên kinh doanh thay đổi
• Mở rộng quy mô đội ngũ mà vẫn duy trì chất lượng
• Giảm áp lực cho những cá nhân thường xuyên phải xử lý các công việc quan trọng

Những tác động này thường diễn ra từ từ. Ban đầu có thể chỉ là một vài công việc bị chậm, nhưng theo thời gian, chúng có thể ảnh hưởng đến khả năng thích ứng, tốc độ phát triển sản phẩm và việc khai thác hiệu quả năng lực của toàn đội ngũ.

3. Cross-functional không có nghĩa là ai cũng làm được mọi thứ

Một Scrum Team cross-functional không yêu cầu mọi thành viên đều thành thạo mọi kỹ năng.

Điều quan trọng là đội ngũ có đủ khả năng cộng tác để công việc không bị đình trệ chỉ vì thiếu một vài cá nhân.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần nhận diện sớm những điểm mà kiến thức hoặc công việc đang tập trung quá nhiều vào một số thành viên, đồng thời từng bước tạo điều kiện để nhiều người có cơ hội học hỏi và cùng tham gia vào các công việc quan trọng.

Không có một cách tiếp cận chung cho mọi tổ chức. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn những cải tiến phù hợp với sản phẩm, quy mô đội ngũ và bối cảnh của mình.

4. Sóng Scrum đồng hành cùng doanh nghiệp như thế nào?

Đây cũng là một trong những vấn đề mà Sóng Scrum thường hỗ trợ doanh nghiệp thông qua dịch vụ Scrum Coaching.

Thay vì áp dụng một mô hình hay quy trình giống nhau cho mọi đội ngũ, chúng tôi bắt đầu bằng việc tìm hiểu cách Scrum Team đang cộng tác, quan sát luồng công việc và cùng doanh nghiệp nhận diện những điểm phụ thuộc có thể ảnh hưởng đến khả năng giao hàng cũng như sự phát triển lâu dài của đội ngũ.

Từ đó, chúng tôi đồng hành cùng Scrum Team, Scrum Master và Product Owner để từng bước cải thiện cách cộng tác, tăng khả năng chia sẻ kiến thức và xây dựng một môi trường mà nhiều thành viên có thể cùng đóng góp vào những công việc quan trọng.

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc giữa các thành viên — điều gần như không khả thi trong mọi tổ chức — mà là giúp doanh nghiệp giảm bớt những rủi ro không cần thiết và xây dựng một Scrum Team có khả năng thích ứng tốt hơn khi con người hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang nhận thấy một vài thành viên luôn trở thành điểm phụ thuộc trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc việc thay đổi nhân sự thường ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ của Scrum Team, hãy liên hệ với Sóng Scrum để cùng trao đổi về hiện trạng và những hướng cải thiện phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp.